In Online-Meetings mit Mitarbeitern kommunizieren

15. Juli 2020 – Schon wieder so ein Online-Meeting bzw. Video-Call! Geht es Ihnen auch so? Fragen Sie sich auch zuweilen, was diese Art der Kommunikation bringt?

Die Meinungen über die Kommunikation in Online-Meetings und -Konferenzen gehen weit auseinander: So höre ich zum Beispiel danach nicht selten aus manchen Ecken „Toll, wie effizient das Meeting war“ oder „Wir waren mit den Themen viel schneller durch als bei einem Präsenztermin“. Aus anderen Ecken tönt es hingegen:

• „Schon wieder sind die Kollegen x und y nicht oder zu spät erschienen, ohne uns vorab zu informieren“ oder
• „Herr (oder Frau) Mayer war wieder nicht ganz bei der Sache und hat nebenher Mails beantwortet“ oder
• „An unseren CEO mit 3-Tage-Bart und im T-Shirt habe ich mich noch nicht gewöhnt.“

Ein Führerschein für die digitale Kommunikation?

Es ist bemerkenswert: Von einer überraschend hohen Effizienz bis hin zu einem neuen Kleidungsstil und fehlenden Benimm- bzw. Verhaltensregeln – es gibt so vieles, was in der neuen digitalen Arbeitswelt scheinbar möglich ist. Ich wundere mich nicht selten: Hierzulande gibt es für alles einen Führerschein oder ein Zertifikat – so ein Teil bräuchte es auch für die digitale Zusammenarbeit und Kommunikation.

Interessant, wie Menschen sich benehmen, wenn es keine definierten Regeln gibt!  Wie sieht das bei Ihnen aus? Machen Sie ähnliche Erfahrungen? Die Lässigkeit und Unverbindlichkeit, mit der Meetings in manchen Unternehmen geführt werden, ist schon erstaunlich. Oder vielleicht auch nicht? Speziell bei einigen „Chefs“ frage ich mich zuweilen: Ist es ihnen bewusst, wie sie sich gerade verhalten und welche Wirkung sie damit bei ihren MitarbeiterInnen erzielen?

Bei Online-Meetings auch die non-verbale Kommunikation beachten.

Als Dienstleister muss ich mir zuweilen eine spontane Äußerung hierzu verkneifen. Ich frage mich jedoch, welche Expertise die Teammitglieder bei einem solchen (Kommunikations-)Verhalten ihren Führungskräften zuschreiben  Menschen folgen Menschen – aber nur Menschen, von denen sie u.a. eine individuelle Wertschätzung erfahren, auch in der non-verbalen Kommunikation.

Klar, in der aktuellen Krisen- und Marktumbruchsituation geht es oft auch darum, die bisherigen Routinen zu durchbrechen und „outside the box“ zu denken. Durch Nachlässigkeit breche ich zwar auch Konventionen, doch sind es die gewünschten?

Tipps für die Kommunikation in Online-Meetings

Einige Tipps, worauf Sie achten sollten, damit Ihre Online-Meetings effektiver werden und Sie – zum Beispiel als Führungskraft – die gewünschte Wirkung erzielt.

• Grundsätzlich gilt: Kamera an!
• Kurz vor dem offiziellen Beginn (5-10 Minuten) sich in das Meeting einloggen, damit noch etwas Beziehungspflege betrieben werden kann. Pünktlichkeit ist übrigens nicht nur die einfachste Form der Wertschätzung, ein gutes Zeit- und Selbstmanagement wirkt auch professionell.
• Jedes digitale Meeting mit einer Positivmeldung starten. Das sorgt für gute Stimmung, und Menschen sind dann eher geneigt, das Gesagte anzunehmen und ihm zu folgen.
• Meetings nie ohne Agenda halten, außer sie dienen ausschließlich dem Socialising.
• Die Meetings attraktiv gestalten – zum Beispiel durch Umfragen (Stimmung oder fachliche Meinung) via Mentimeter, Slido etc. oder indem auch mal ein amüsantes Chart oder Bild eingeblendet wird.
• Die Präsenz aller TeilnehmerInnen zu Beginn checken.
• Regeln für die Kommunikation erstellen – zum Beispiel keine Mails beantworten nebenher. Volle Konzentration!
• Signale wie Handzeichen vereinbaren zum Beispiel für das Stellen von Fragen, für Redebeiträge.
• Jeden ausreden lassen – das ist bei digitalen Meetings noch wichtiger als bei analogen.
• Keine Negativkritik an Einzelnen „in cora publicum“ (Gilt auch im analogen Umfeld).
• Die Meinung eher introvertierter TeilnehmerInnen nicht vergessen; diese gezielt einholen.

Regeln für die  Online-Kommunikation vereinbaren

Das sind nur einige der Grundregeln, die man bei Online-Meetings beachten sollte. Gewiss fallen Ihnen (und Ihren MitarbeiterInnen bzw. KollegInnen) noch weitere ein.